2018年10月20日，哈工大日本校友会第三届理事会在日本凌佳システム事务所成功举办，方苏春，吉山博，蔡立等理事，史蹟监事出席了会议，于冰干事列席会议。未出席会议的理事将表决权委托给参会理事。会议由吉山博秘书长担任司会，张翼理事负责记录。会议上成立了下一届理事会选举委员会，并根据相关流程选举表决出下一届理事会会长、副会长，及新任理事候选人。
       方苏春会长首先总结了本届理事会的工作，对为搭建校友会平台及组织各类丰富多彩的交流活动而努力的校友们表示感谢，接着指出还缺少类似“成果报告会”、“组团回国访问”等具有代表性的活动。方苏春会长强调了2019年4月换届的第二届理事会，时值“2020年百周年校庆”的重要时点，是非常重要的一届理事会，并希望下一届理事会能够更好地凝聚校友、搜集校史资料，联接母校与校友、整合校友资源，为校友与母校发展做出更大的贡献。最后，方苏春会长提出自己不作为新一届会长候选人，并感谢各位理事迄今的配合和支持。
       吉山博秘书长代表理事会对主要推动重组校友会的方苏春会长表达了感谢，希望方苏春会长换届后作为名誉会长，继续出席每次的重大会议及活动。鲁云理事也在发言中指出，校友会成立至今为校友们提供了一个可以愉快交流并相互支持的平台，非常成功。
       会议听取了吉山博秘书长所作的《2018年校友会经费支出与工作汇报》，对本年度忘年会的计划进行了讨论，各位理事畅所欲言、各抒己见。
       会议上成立了选举委员会，一致通过史蹟监事为委员长、朱疆理事和霍宝群理事为委员。经审议一致同意本次换届的会长要在现届理事会中产生，至少要获得半数以上理事的支持。副会长及理事在候选人中由新任会长决定。将相应选举规则以“会长换届选举细则“的形式制度化，并在之后的换届选举工作上实施。会议上对校友会章程的相应部分进行了修改。
       选举委员会史蹟委员长主持候选人提名及投票表决。经“自荐”、“他荐”等提名程序，选举表决出蔡立理事担任下一届理事会会长，哈工大日本校友会会长，方苏春会长担任“名誉会长“，覆盖了“老、中、青”三个年龄层的吉山博理事、余望理事、冯斌理事担任下一届理事会副会长。同时，一致同意扩大理事会的总体规模，由现在的15人，增至21人，具体组成由新任会长进行确定。
       根据方苏春会长的建议，决定在东京以外，具有20名以上校友的地区成立分会。首先成立了西日本分会，建议由胡尔重理事任分会长。
       哈工大日本校友会于2017年10月成立。围绕“服务校友母校、搭建沟通平台”等重点工作，新一届校友会理事会将齐心协力，踏实做事，共同将校友会建设好。

哈工大日本校友会第三次理事会会议会场

选举表决下届理事会会长与副会长

理事会会议后的恳亲会